Voor bepaalde evenementen is er een aanvraag nodig, soms is een melding voldoende of hoef je helemaal niets te doen.
Als iedereen toegang heeft tot je evenement of eraan kan deelnemen, ongeacht of dit gratis of betalend is, dan is je evenement publiek toegankelijk. Een evenement wordt beschouwd als privaat indien er een gesloten gastenlijst is met persoonlijke uitnodiging.
Publiek toegankelijke evenementen op openbaar domein
Hiervoor is er steeds een aanvraag nodig.
Je voegt je evenement en de nodige bijlages toe via het evenementenloket.
Publiek toegankelijke evenementen op privé-domein
Hiervoor is er een aanvraag nodig indien :
- het evenement een impact heeft op het openbaar domein
- er verkeersmaatregelen nodig zijn
- er een afwijking op de geluidsnormen nodig is (luider dan 85db(A))
- er sterke drank wordt geschonken
- er open vuur wordt gemaakt
- er tijdelijke bewegwijzering wordt geplaatst
Je voegt je evenement en de nodige bijlages toe via het evenementenloket.
In alle andere gevallen volstaat een melding.
Je voegt je evenement toe via het evenementenloket.
Private evenementen op privé-domein
Hiervoor hoef je geen aanvraag of melding te doen.
Indien er echter risico is op overlast voor de buurt is het aan te raden je evenement toch te melden.
Hoe verloopt je aanvraag of melding
Je aanvraag wordt gecontroleerd op volledigheid en duidelijkheid, en indien nodig wordt er bijkomende informatie gevraagd.
Vervolgens wordt er gericht advies gevraagd aan de verschillende (hulp)diensten en instanties.
Het kan zijn dat je als organisator wordt uitgenodigd op een coördinatieoverleg indien dit nodig wordt geacht.
Op basis van de adviezen wordt je aanvraag ter goedkeuring (of weigering) voorgelegd aan het schepencollege of de burgemeester.
Na goedkeuring ontvang je de vergunning voor je evenement met daarin de nodige voorwaarden en richtlijnen.
Lees deze goed na zodat je weet wat er toegelaten wordt en wat er van jou als organisator wordt verwacht.
De melding van je evenement wordt overgemaakt aan de burgemeester.
Je ontvangt een afschrift van de melding en de eventuele richtlijnen die je moet opvolgen.
Lees deze dus zeker ook goed na.
Termijn voor aanvragen en meldingen
De minimum aanvraagtermijn voor evenementen bedraagt 3 maanden.
Er geldt echter een uitzondering van 1 maand indien je evenement geen impact heeft op het verkeer en er geen andere toelatingen dan die van het stadsbestuur nodig zijn.
De melding van een evenement dient min. 1 maand op voorhand te gebeuren.
Wacht niet tot de termijn bijna verstreken is om je evenement toe te voegen. Hoe eerder je dit doet hoe meer ruimte er is om eventuele aanpassingen te doen moest dit nodig zijn, en hoe sneller je zekerheid hebt over de gewenste stadsmaterialen.
Je kan de aanvraag of melding ook al gedeeltelijk invullen, opslaan en later nog aanvullen en indienen, het is echter wel de datum van indienen die telt. Na het indienden kan je zelf geen wijzigingen meer aanbrengen.