Indien je een evenement aanvraagt vragen we om een inplantingsplan bij te voegen.
Dit is bijna altijd noodzakelijk en zorgt voor een vlottere administratieve afhandeling.
Wat is een inplantingsplan?
Een inplantingsplan geeft duidelijk weer hoe het evenement is opgesteld t.o.v. de omgeving.
Bovendien is het belangrijk dat de indeling en inrichting op de evenementensite wordt weergegeven.
Het is de bedoeling dat er op basis van dit plan door de hulp- of veiligheidsdiensten ingeschat kan worden wat de impact van de omgeving is op (de veiligheid van) het evenement en omgekeerd.
Ook voor het verduidelijken van de verkeersmaatregelen die je vraagt is een dergelijk plan handig (parkeerverbod, afsluiten van een straat, ...)
Tips:
- Je kan eventueel vertrekken van een afbeelding die je kopieert vanuit Google Maps/Earth.
- Ben je niet handig met de computer? Een plan mag ook op papier getekend worden.
- Denk ruimer dan alleen het terrein. Let erop dat je omliggende gebouwen, berijdbare wegen, afsluitingen, grachten, hindernissen of verwachte verkeersstromen op het plan aanduidt.
- Begin met de vaste structuren: tenten, podia, bar, omheining, toiletten, eetkraampjes,..
- Vergeet de afmetingen en de schaal van het plan (bv. 1cm = 1m) niet te vermelden.
- Probeer alle relevante informatie op het plan te vermelden. Bv In-en uitgangen, afvalcontainers, vlaggen, nooduitgang, fietsenrekken, parking, bewakingspunten, EHBO, hulppost, brandblusapparaat, doorgang hulpdiensten,…
- Zaken die relatief klein zijn, zoals eetkraampjes en EHBO-posten, mag je aanduiden met een markering. Zorg voor een duidelijk icoontje en vergeet de legende niet.
- Evalueer na het evenement wat er beter kon. Zo kan je bij een volgende editie het plan aanpassen en hergebruiken.